Mô tả

– CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP:

Hoàn thiện qui trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán M&H- Thanh Đức thực hiện

Phần I: Lí luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính:

1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh:

1.1 Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh:

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu  của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành.

Chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các đợt kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn : cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại cũng gồm hai giai đoạn:  mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị. Bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.

Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa, điện nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển…Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.

Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ nhận được và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp.

Do đó, có thể thấy rằng: chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra nhất trong một cuộc kiểm toán. Chính vì vậy, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận cơ bản trong kiểm toán báo cáo tài chính.

1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán:

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau: chuẩn bị đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi sổ nghiệp vụ mua hàng, và thanh toán cho nhà cung cấp.

1.2.1 Chuẩn bị đơn đặt hàng:

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng – thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm :

–  Xác định nhu cầu hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp :thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là Bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

–  Lập đơn yêu cầu mua hàng : sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Các yêu cầu mua hàng sau khi đã được phê chuẩn được chuyển đến cho bộ phận mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp

–  Tìm nhà cung cấp: bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.

–  Lựa chọn nhà cung cấp : sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của sản phẩm và các chính sách bán hàng của nhà cung cấp như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán…

–  Giao đơn đặt hàng : đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng của các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.  Doanh nghiệp thường sử dụng mẫu đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Một bản sao của đơn đặt hàng cần được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng.

Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ.

Quá trình kiểm soát với các bước công việc nêu trên phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau :

+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?

+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?

+ Đặt hàng tại thời điểm nào?

+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?

+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?

1.2.2 Nhận hàng:

Sau khi đơn đặt hàng của doanh nghiệp đã được nhà cung cấp chấp nhận thì hàng sẽ được giao cho doanh nghiệp. Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu kì vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, bộ phận nhận hàng sẽ có trách nhiệm kiểm hàng, đảm bảo rằng hàng nhận được phải đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã ghi trên đơn đặt hàng, thời gian đến và các điều kiện khác.

Đồng thời, bộ phận nhận hàng lập Biên bản nhận hàng để làm bằng chứng cho việc nhận hàng và kiểm hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến các bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định của doanh nghiệp. Cuối cùng hàng sẽ được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc bộ phận sử dụng. Nếu hàng được nhập kho, Phiếu nhập kho sẽ được lập để làm bằng chứng cho việc hàng đã được nhập kho.

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.

 1.2.3 Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng:

Sau khi hàng đã được giao cho doanh nghiệp, tức là đã thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp nên phải ghi tăng tài sản của doanh nghiệp. Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.

Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán. Khi nhận Hóa đơn từ nhà cung cấp và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, cũng như kiểm tra việc tính toán trên chứng từ. Ngoài ra, kế toán còn đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá,…) trên Hóa đơn với Biên bản nhận hàng và Phiếu nhập kho. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài khoản Hàng tồn kho hoặc tài khoản TSCĐ. Hóa đơn còn dùng để ghi vào tài khoản Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán cho người bán).

1.2.4 Thanh toán cho nhà cung cấp:

Thanh toán cho nhà cung cấp là điểm kết thúc của chu trình mua hàng và thanh toán. Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố : đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Tùy theo phương thức thanh toán, Ủy nhiệm chi (thanh toán bằng chuyển khoản) hoặc Phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) được lập. Tuy nhiên các doanh nghiệp chỉ thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản chi tiêu nhỏ, còn phần lớn là thanh toán bằng chuyển khoản để hạn chế rủi ro ở khâu thanh toán.

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm ( nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn ), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền ( nguyên tắc bất kiêm nhiệm ). Để đảm bảo tính đúng đắn của khoản thanh toán, người ký duyệt Ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi (thường là Giám đốc) phải kiểm tra các chứng từ chứng minh cho khoản chi tiêu bao gồm: Hóa đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những Chứng từ này sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đóng dấu “Đã thanh toán” để tránh trường hợp một hóa đơn mua hàng được thanh toán nhiều lần. Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi là chứng cứ làm cơ sở để ghi giảm tiền ở TK TGNH, hoặc Tiền mặt, đồng thời ghi giảm khoản phải trả người bán.

1.3 Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán:

1.3.1 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán:

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau :

–  Yêu cầu mua : tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.

–  Đơn đặt hàng (lệnh mua): lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ.

–  Phiếu giao hàng ( biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá hay dịch vụ thực tế.

–  Phiếu  nhận hàng : được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá ( dấu hiệu của sự kiểm soát ).

–  Hoá đơn của người bán : chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao.

Một hóa đơn mua phải bao gồm các chi tiết sau:

+ Miêu tả các mặt hàng mua

+ Số lượng các mặt hàng

+ Giá đơn vị

+ Thành tiền

+ Giảm giá (nếu có)

+ Ngày và các điều kiện thanh toán

+ Thuế VAT và các loại thuế khác

–  Nhật ký mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó.

–  Sổ cái phải trả người bán: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người bán. Tổng số của tài khoản phải trả người bán trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi ở dòng phải trả người bán trong sổ cái.

–  Bảng đối chiếu của nhà cung cấp : báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng ) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định.

Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình gồm có tài khoản như: TK 151, 152, 153, 156, 211, 212, 213, 133, 111, 112, 331, 621, 627..v.v…

1.3.2 Qui trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán:

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hoá. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hoá. Khi hàng hoá được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hoá. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ.

Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đưa vào bảo quản lưu trữ.

1.4  Các sai sót thường gặp đối với khoản phải trả người bán:

–  Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ). Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày, hoặc có vấn đề…

–  Công nợ phải trả quá hạn thanh toán (hoặc lâu ngày chưa được giải quyết).

–  Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm.

–  Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lí.

–  Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kì.

–  Theo dõi công nợ chưa phù hợp: theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng, không tiến hành bù trừ đối với các khoản công nợ c cùng một đối tượng.

–  Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.

–  Cuối kì, chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỉ giá giao dịch liên ngân hàng tại thời điểm lập BCTC.

–  Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế.

–  Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán.

–  Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm.

–  Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.

–  Hạch toán xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác chưa đúng kì kế toán và theo dõi công nợ với đối tác nước ngoài chưa thích hợp.

–  Quản lí và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ. Những khoản công nợ phải trả chưa xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đầy đủ bằng chứng hợp lệ.

–  Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả cho người bán không cùng đối tượng.

–  Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp với nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của KTV.

–  Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ.

–  Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không đươc ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lí.

–  Số liệu trên sổ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với tổng phát sinh Nợ trên TK phải trả không khớp nhau, có số chênh lệch lớn.

–  Việc thanh toán cho người bán bằng tiền mặt với giá trị lớn thông qua các nhân viên của công ty thể hiện việc quản lí tiền mặt chưa chặt chẽ, có thể xảy ra rủi ro bất lợi cho công ty hoặc dẫn đến sự chiếm dụng vốn của công ty cho các mục đích cá nhân do nhận tiền không kịp thời hạn thanh toán.

–  Không hạch toán lãi chậm trả trên những khoản phải trả quá hạn thanh toán.

–  Chưa tiến hành xủ lí các khoản phải trả người bán không có đối tượng vào thu nhập khác.

–  Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ánh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về.

–  Thủ tục nhập kho báo sổ tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền làm cho tại ngày 31/12 TK331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là khoản trả trước cho người bán.

–  Khoản giao dịch với số tiền lớn không kí hợp đồng mua hàng với người bán.

1.5  Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán:

Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định các mục tiêu của kiểm toán chu trình này.

Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ mục tiêu chung này cụ thể hóa thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh toán đã xác định được bao gồm sáu mục tiêu :

–  Mục tiêu về sự phát sinh:

Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực nhận.

Các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.

–  Mục tiêu về sự đầy đủ: Tất cả hàng đã mua trong kì, tất cả các khoản chi tiền mua hàng đều được ghi sổ đầy đủ.

–  Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: Giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên cơ sở giá gốc, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.